La prima finestra che appare permette l'inserimento dei dati essenziali del nuovo termine. In cima viene riportato il tipo di voce agenda, che si è scelto.

A seconda del tipo di voce agenda che si sta inserendo, vengono visualizzati determinati campi e caselle, che possono essere obbligatori (vedi Deposito/Agenda delle opzioni generali), anche a seconda della base richiamata.

Durante l'inserimento di una nuova voce agenda viene effettuato un controllo sull'eventuale contemporaneità con altri termini. Per informazioni vedi Il campo "Mostra come"

Si specifica l'eventuale collegamento alla pratica o al soggetto (risulta in grigio se si sta inserendo un termine dalla struttura gerarchica), la descrizione della base, se richiamata, può essere ampliata anche facendo un doppio clic del mouse e quando si esegue questa voce agenda, se è stata indicata la data e se comunque non è un'udienza, si può impostare, vistando la casella Ricorrente in esecuzione, di poter inserire subito un altro termine. Inoltre viene riportato lo stato della voce agenda (se eseguita, non eseguita, ecc.).

 

 

 

 

•Visualizzare: si può indicare il numero di giorni prima che si desidera la voce agenda. Il termine viene riportato, come scadenza, nei singoli giorni precedenti (in caso di appuntamento, eccetto in quello in cui scade), mantenendo inalterata la data effettiva della voce agenda.

•Promemoria: si può indicare un eventuale avviso per la voce agenda corrente. Sul computer, dal quale ci si è collegati al programma indicando l'operatore specificato nel campo Incaricato, apparirà, se abilitato nelle opzioni Agenda dell'operatore stesso, un messaggio di promemoria.

•Incaricato: si specifica chi deve rispettare la voce agenda. Se ad essa sono coinvolti più operatori, si può utilizzare il pulsante Incaricati (se si sfrutta, questo campo risulta poi in grigio e per modificarlo bisogna ripremere il pulsante). In caso di inserimento di un termine tramite una voce agenda base, viene proposto l'operatore come stabilito in essa. Oltre all'incaricato, si può indicare il responsabile (in agenda poi si possono visualizzare le voci distintamente) e si può vistare la casella Mail affinchè, nel momento in cui si salva la voce agenda creata, venga automaticamente creato e spedito un messaggio a ciascun operatore, escluso l'attuale, che possiede un indirizzo e-mail. Il messaggio riporta gli estremi e la descrizione estesa del nuovo termine inserito.

•Mostra come: in questo campo si possono selezionare dati diversi a seconda se si è in presenza di un appuntamento o di un'udienza. È importante specialmente per quest'ultime, in quanto nel profilo agenda si può stabilire se visualizzare nell'area superiore solo le udienze dove, in questo campo, è stato specificato Incaricato da confermare (disponibile) o Affidato al domiciliatario (provvisorio). Nelle scadenze, invece di questo campo viene visualizzato lo Stato, dove si può indicare se è iniziata, è in corso, ecc. Per dettagliate informazioni su questo campo vedi Campo "Mostra come".

•Privato: vistando questa casella si considera la voce agenda a titolo privato. Per quanto riguarda la visualizzazione delle voci agenda personali, esse appaiono in agenda, solo però se l'incaricato della voce agenda è stato specificato anche in fase di collegamento a Gestac, vengono visualizzate le caratteristiche del termine, altrimenti viene evidenziato che trattasi di una voce privata. Anche nella struttura gerarchica e nelle stampe può apparire solo la dicitura privata. In generale, sulle voci private sono fissate alcune limitazioni (per esempio, cancellazioni, spostamenti, lancio di automazioni).