Dopo aver creato la pratica in Gestac, collegato i soggetti relativi alla parte ed alla controparte, completi dei vari dati anagrafici, si consiglia di procedere come segue:

 

•Redigere l'atto in Word (non inserendo l'eventuale testo del decreto) e si salva nella struttura della pratica. Non serve redigere manualmente la nota iscrizione a ruolo.

•Se devono essere depositati altri documenti Word, crearli e salvarli sotto il documento principale.

•Acquisire via scanner la delega e si memorizza nella pratica; si consiglia di utilizzare, come anche per gli altri allegati, la classe Allegati e di collegare i documenti direttamente all'atto principale. La delega deve essere stampata, firmata dal cliente e dall’avvocato per autentica e poi acquisita con lo scanner. La delega può essere sia in calce che a margine dell’atto o su foglio separato.

•Memorizzare nella pratica gli allegati dell'atto (sempre nella medesima classe della delega, vedi sopra), facendo attenzione di limitarsi ai file in formato .pdf, .tiff, .jpg, .gif, .rtf, .eml, .msg. Si possono inserire anche files compressi con estensioni .zip, .rar, .arj (il programma effettua poi un controllo se i file contenuti sono ammessi per il deposito telematico). Fare attenzione alla dimensione degli allegati. Questo non solo per il limite dei 30 MB che una singola busta non può superare, ma anche perché il magistrato dovrà guardare questi allegati sul computer e allegati “pesanti” sono più difficili da gestire (ad esempio, spostarsi di pagina in pagina è più lento) che non quelli “leggeri”. Ci sono dei siti Web che permettono di ridurre la dimensione di foto. Ovviamente si riduce contestualmente la qualità, pertanto da valutare caso per caso. Per i documenti acquisiti con lo scanner invece è bene se lo scanner generi subito file in formato .pdf e si consiglia una risoluzione di 200 dpi (massimo 300 dpi). Uno scanner moderno genera, con queste impostazioni, a titolo di esempio, per una pagina di una lettera normale, un file con una dimensione di 20-50 Kb. Per quanto riguarda il nome degli allegati, oltre a numerarli come sono stati numerati nell’atto, si consiglia di dare dei nomi significativi e non troppo lunghi. Infatti, se si aprono più allegati .pdf nel computer, spesso si vede solo la prima parte del nome e pertanto questa prima parte è quella che deve identificare l’allegato. A titolo di esempio: 01. Fattura del 21.3.2013, 02. DDT del 2.3.2013.

•Ad oggi viene consigliato e, da parte di certe Cancellerie richiesto, la scansione della prova di pagamento del contributo unificato. Pertanto si acquisisce con lo scanner il modello F23 o le marche da bollo. In caso di pagamento telematico, bisogna allegare il file .xml di conferma di pagamento. Si consiglia di dare a questi allegati un nome senza un numero iniziale.