Nella scheda Stampe/Documenti si possono definire i formati dei documenti generati in vari modi (stampe, allegati in e-mail, documenti per elaborazione in Word) ed il carattere e la dimensione per le stampe interne (da tenere in studio, per esempio le stampe delle pratiche vive) ed esterne (per esempio, le fatture). Si può impostare anche che, nella struttura gerarchica, nella descrizione dei messaggi di posta elettronica vengano anche riportati gli indirizzi e-mail del mittente e del destinatario.

Per i documenti si può decidere se gestire il numero di protocollo, se prevedere una password per i files PDF creati, sia da stampe che da conversione di documenti, per evitare la modifica tramite altri programmi e se consentire eventualmente la copia del contenuto (la relativa casella è vistata automaticamente se non si è inserita una password), ed impostare altri dati tecnici.

 

•Estensioni per trattamento in anteprima documenti: in questi campi si specifica come si desidera visualizzare l'anteprima dei documenti che non sono oggetti OLE (files pdf, files creati tramite applicazioni esterne, ecc.). Si indicano le estensioni dei files, suddividendole a seconda dei vari tipi; i Files Ole compliant sono i files Word, Excel, mentre i formati grafici sono quelli che si riferiscono alle immagini ed infine tra le estensioni Webbrowser possono essere indicate quelle che si desidera aprire con un programma per l'accesso ad Internet (per esempio, Internet Explorer). Può essere vantaggioso utilizzare un browser per visualizzare l'anteprima di certi tipi di files (per esempio, pdf), in quanto si ha una visione completa del documento ed inoltre è possibile una ricerca all'interno di esso. Uno svantaggio può essere rappresentato però da una maggiore lentezza.

•Compressione documenti: il vantaggio di comprimere i documenti (delle estensioni specificate o, se si lascia il campo vuoto, tutti) consiste in un notevole risparmio di spazio a livello server, in un'apertura più veloce del documento (meno traffico di rete) ed in una protezione dalla lettura del documento da altri programmi. Si sconsiglia di attivare questa funzione se programmi di terzi devono accedere al contenuto dei documenti. Tramite Gestac-Manager è possibile comprimere i documenti già esistenti nella banca dati.

•Convertire files e allegati trascinati in OLE: Se si vista questa casella, che ha senso solo con certe versioni del programma, ogni dato (documento, allegato di un e-mail, ecc.) di tipo file e con estensione .doc o .xls, che si trascina con il tasto sinistro del mouse in Gestac dall'esterno, viene considerato come oggetto della banca dati. Ciò significa che esso è paragonabile ad un documento elaborato direttamente dal programma, con tutti i vantaggi relativi (salvataggio automatico, possibilità, per i documenti di elaborazione testi, di sfruttare le variabili dell'interfaccia Gestac-Word). Trascinando invece un dato con il tasto destro del mouse, si ha la possibilità di includerlo nella banca dati come oggetto incorporato o meno, indifferentemente dall'opzione impostata. Inoltre tramite il Pulsante Convertire in OLE, presente nelle proprietà del documento, è possibile considerare come oggetto incorporato un documento già trascinato.

•In apertura convertire documenti di tipo file in OLE: se si seleziona questa casella, i documenti con determinate estensioni (vedi il campo "Files Ole compliant") vengono aperti come documenti OLE, avendo così tutti i relativi vantaggi (vedi sopra).

•Salvare messaggi firmati (PEC e simili) in formato EML: vistando questa opzione, i messaggi firmati trascinati nel programma vengono automaticamente salvati in questo formato, che normalmente crea meno problemi.