Poiché la sincronizzazione può avvenire, oltre per sé stessi, anche per altri operatori, in presenza di Microsoft Exchange è necessario effettuare alcune operazioni. Infatti l'operatore che desidera che la sincronizzazione venga effettuata da altri utenti, deve dare l'autorizzazione a quest'ultimi. Per fare ciò, nel proprio Outlook deve premere il tasto destro del mouse sulla Cassetta postale, selezionare Proprietà, quindi Autorizzazioni ed aggiungere gli operatori. Bisogna dare tutte le autorizzazioni necessarie per leggere, scrivere e cancellare gli elementi (attività, calendario, contatti). Inoltre deve essere vistata la casella Vede cartella.

Anche ogni operatore che ha ottenuto l'autorizzazione deve effettuare qualche modifica all'interno del suo Outlook. Infatti deve aggiungere le cartelle di altri utenti. Per far ciò, in presenza di Outlook XP, dal menu Strumenti si seleziona Account (File-Impostazioni-Impostazioni Account per Outlook 2010), quindi sull'account interessato si sceglie Cambia, poi Altre impostazioni, Impostazioni avanzate ed infine, tramite il pulsante Aggiungi, si inseriscono le altre cassette postali che si desidera gestire.