L'operazione Creazione soggetti da giudici delle pratiche del menu Database, che è accessibile entrando nel programma con l’operatore Admin, permette di gestire correttamente il campo del giudice nelle pratiche già esistenti. Infatti dopo l’aggiornamento di Gestac alla versione 7 questo dato viene trattato come soggetto e quindi è necessario assegnare il soggetto corretto ai giudici delle varie pratiche.

La voce non appare più dal momento in cui sono stati sistemati tutti i giudici o se non ci sono dati nel campo Giudice delle pratiche.

È importante sistemare i giudici delle pratiche vive, quelli delle pratiche archiviate possono essere sistemati anche in un secondo momento o anche tralasciati. Vengono elencati i giudici presenti in esse e si ha la possibilità, per ognuno di essi, di creare un nuovo soggetto, di associare un soggetto già esistente o di eliminare tale dato nella pratica.

Al primo accesso alla procedura come tipo viene eventualmente proposto quello già esistente, che ha come nome "Giudice" o "Magistrato". Se questo non esiste, se ne può selezionare un altro o scegliere l’opzione “Creare nuovo” (consigliamo quest’ultima). Dopo aver lanciato l’operazione, il tipo viene salvato nelle opzioni generali di Gestac; entrando successivamente nella procedura, viene proposto quel tipo e non è possibile cambiarlo (la scelta risulta disattiva), se non modificando il dato nelle opzioni generali.

Un nuovo soggetto viene inserito con il tipo specificato sopra, sia adesso dalla procedura qui descritta che in futuro inserendo un nuovo giudice dalla pratica o, in automatico, attraverso il Processo Civile Telematico.

Nella lista un giudice può apparire più volte; questo succede se era stato scritto in maniera diversa. In questo caso, se deve essere creato un nuovo soggetto, si può selezionare questa opzione in un giudice, quindi, tramite il pulsante Elabora scelte, procedere, insieme agli altri dati impostati, all'elaborazione ed in una fase successiva selezionare il soggetto creato in corrispondenza degli altri giudici simili.

Questa operazione quindi può essere effettuata un po' per volta; quando sono stati elaborati tutti i giudici elencati e se era stato scelto di considerare solo le pratiche vive, si procede alla sistemazione delle pratiche archiviate. Se non si desidera sistemarli (si fa presente che l’informazione del giudice comunque viene mantenuta nelle note della pratica), allora si preme sul pulsante Cambia tutti in "non impostare il giudice", che risulta attivo solo dal momento che non ci sono giudici di pratiche vive ancora da sistemare, e si conferma con il pulsante Elabora scelte. Con la sistemazione di tutti i dati, come già accennato in precedenza, l’operazione non appare più nel menu Database. Si consiglia infine di controllare/sistemare i dati dei giudici direttamente in Gestac, richiamando i relativi soggetti (può essere utile anche la ns. ricerca predefinita Soggetti per un certo tipo soggetto) e completandoli con Cognome, Nome (dove non impostato) e altri dati utili come titolo, recapito, telefono, fax e indirizzo E-Mail.

Per un corretto funzionamento del PCT (Processo civile telematico) e più precisamente per la ripresa in automatico dal programma dei dati provenienti dal Tribunale, risulta essenziale che il nome dei Giudici venga inserito in modo corretto, indicando solo Cognome Nome, senza titoli o simile, per esempio:

per il giudice Maria Grazia Rossi è corretto inserire Rossi Maria Grazia e non:

Rossi Mariagrazia

Rossi Maria

Dott. Rossi Maria Grazia

Maria Grazia Rossi

Rossi M. Grazia

Ecc.