Dopo aver avviato la consultazione dei dati Polisweb (vedi Consultazione online) o comunque quando si accede alla finestra Polisweb, i dati scaricati vengono elencati nella griglia, dove è possibile, come sempre, filtrare le colonne, cercare i dati ed impostare la colonna ordinata. Essi possono anche essere stampati (File-Stampa-Polisweb). Se si carica questa finestra e sono presenti dati scaricati da più di quindici giorni dove non è stata impostata la pratica e che non sono stati segnati come controllati, viene visualizzato il relativo messaggio di avviso, evidenziando anche il fatto che sulle varie righe si può premere il pulsante Pratica online (vedi sotto).

 

 

 

Si precisa quanto segue:

 

•Il tasto Imposta pratica serve per associare i dati della pratica con l’evento selezionato. Questo dovrà avvenire solo una volta per ogni pratica. Pertanto, se all’inizio sembrerà un grande lavoro, in futuro questo dovrà avvenire solo per le nuove pratiche iscritte in registro. Infatti con questa operazione vengono riportati automaticamente nella pratica selezionata il

•NRG (con relativo anno ed eventuale subprocedimento)

•L’ufficio competente

•Il nome del registro

•Se invece questi dati sono già compilati nella pratica, allora viene automaticamente associata la pratica e non serve premere Imposta pratica. Questo si nota subito se la prima colonna è compilata con il nome della pratica di Gestac.
Premendo Imposta pratica il programma si posiziona sulla pratica che probabilmente è quella giusta (basandosi sul NRG). In ogni caso è necessario verificare che la pratica sia quella corretta, perché potrebbe essere che il programma proponga la pratica sbagliata (se esistono ad esempio due pratiche con NRG 5/2014 il programma si posiziona sulla prima delle due).

Se non si è sicuri se la pratica ricercata è quella giusta, c’è la possibilità di aprire l’albero della pratica.
Se la pratica è già stata archiviata all’interno di Gestac ed i dati (NRG, ufficio e registro) non sono completi, il programma non propone direttamente la pratica giusta. Serve premere il pulsante Visualizza-“archiviato” per vedere anche le pratiche archiviate e poter selezionare anche tra esse.
Dopo aver selezionato la pratica,  essa si apre e, verificato che il programma abbia apportato le correzioni in modo giusto, si preme Salva e chiudi. Consigliamo di sfruttare questo momento per effettuare, prima del salvataggio, anche eventuali verifiche dei dati (ad esempio verificare e cancellare le note del NRG che sono state create automaticamente in fase di passaggio a questa versione di Gestac).

•Una volta che si è esaminato un dato, si consiglia di premere il pulsante Controllato o Ctrl-T (il pulsante prende il nome Non controllato su quei dati che sono già controllati). Tramite la freccia a destra del pulsante si possono segnare, con un'unica operazione, come controllati più dati (tutti i dati visibili, tutti i dati della stessa pratica di quella dell'evento selezionato e tutti i dati dove non è impostata la pratica). Infine se viene segnato, come controllato, un evento visualizzato in più pratiche, appare il relativo messaggio, che può essere utile per avvisare le persone responsabili delle varie pratiche. Poi con il tasto in alto Controllati si può scegliere se elencare nella griglia solo i dati non ancora elaborati e quelli appena scaricati o tutti.

•Premendo il tasto destro del mouse e scegliendo la voce Elimina si cancella il dato evidenziato. Se esso è stato associato ad una pratica e sono collegati dei documenti, bisogna cancellare manualmente quest'ultimi dalla struttura della pratica.

•C’è la possibilità di filtrare i dati con il pulsante Scaricati dal. Selezionando, ad esempio, la data odierna, si vedono solo i dati scaricati in quel giorno. Inoltre, se esiste più di un avvocato abilitato per il PCT, è presente anche il pulsante Per avvocato, che permette così di filtrare i dati anche in base alla colonna Avvocati della griglia.

•Se nelle pratiche di Gestac sono indicati correttamente il numero RG (numero, anno, eventuale subprocedimento), l’ufficio giudiziale e il registro, l’abbinamento tra dati scaricati e pratiche avviene in automatico. Nel caso in cui si era inserito uno dei dati suddetti errati e quindi è stata abbinata una pratica sbagliata, si devono prima verificare/correggere le autorità di quest’ultima e poi si può premere il pulsante Imposta pratica per associarne un’altra.

•Nelle proprietà delle pratiche è presente la scheda Polisweb, che riepiloga i dati scaricati ed abbinati a quella pratica.

•Quando nella griglia si è posizionati su una riga, dove è già impostata la pratica, nella parte inferiore vengono visualizzati la relativa struttura gerarchica e le proprietà. Tramite i pulsanti presenti nella scheda Struttura della barra multifunzionale è possibile aggiungere nuovi dati, ecc. , come se si fosse in una normale ricerca di pratiche.

•Con il pulsante Pratica online si scaricano tutti i dati, indipendentemente dalla data in cui si è iniziato a fare la consultazione Polisweb, di quel numero RG, ufficio e registro.

•Per le scadenze future viene evidenziata la data in rosso, mentre per le udienze viene riportata anche l’ora.

•Per i dati di tipo Scadenza e Udienza, una volta collegata la pratica, si possono premere rispettivamente i pulsanti Crea scadenza e Crea udienza per aggiungere quel dato in agenda. Tramite il pulsante Controlla agenda vengono elencate le scadenze ed udienze di data futura (comprese quelle di oggi), per le quali non è ancora stata impostata la pratica o è stata impostata, ma nella relativa struttura gerarchica non esiste una voce agenda di quel tipo (scadenza o udienza) e con quella data. Questo controllo con considera eventuali filtri impostati precedentemente tramite i pulsanti Scaricati dal e Controllati, mentre viene tenuto conto degli avvocati selezionati tramite il pulsante Per avvocato.
Comunque consigliamo di verificare attentamente i dati prima di trasferirli in Gestac. Infatti questi dati non fanno testo e possono risultare anche errati per un errore di trascrizione dell’ udienza dal verbale o per un calcolo errato delle scadenze. Inoltre, indifferentemente dai dati inseriti dalla Cancelleria, fanno fede il verbale udienza compilato dal Giudice o i termini previsti dal codice di procedura. Pertanto, a ns. avviso, i dati provenienti da Polisweb dovrebbero già essere inseriti in Gestac e questa procedura è utile per controllare che i due dati combacino (e pertanto avere una doppia sicurezza).

•Certi dati possono inoltre contenere un documento ed eventualmente anche allegati (nella colonna Doc. appare l’ icona dei file .pdf). Premendo il pulsante Apri documento viene visualizzato il documento principale; se sono presenti anche allegati, appare una finestra che permette di scegliere il documento da aprire. Dopo aver abbinato la pratica, il documento principale viene salvato, nella relativa struttura gerarchica, nella classe Documenti Polisweb, creata automaticamente in fase di aggiornamento di Gestac; gli eventuali allegati vengono collegati ad esso con la classe specificata nelle opzioni. Se si desidera cambiare le classi, questo può essere fatto nelle Opzioni generali (File-Opzioni generali-Classi-Documenti-Polisweb e Allegati).

•Se in una pratica ci sono più avvocati in delega, questi dati vengono visualizzati solo una volta nella griglia. Pertanto, segnando questa riga come “controllata”, essa non viene visualizzata per l’altro avvocato. Nella pratica, sotto Polisweb, si vedono comunque entrambi gli avvocati.