Nelle strutture gerarchiche relative alle pratiche si può premere il pulsante Nuova notifica per procedere alle notifiche in proprio via PEC.

 

Prima di premere il pulsante è possibile, tramite il pulsante Nodi multipli, selezionare i documenti da includere nella notifica. Senza la selezione multipla si procede alla notifica del documento sul quale si è posizionati.

 

Seguendo la procedura, che viene spiegata in seguito, il programma genera in automatico la Relata di notifica (che comunque sarà modificabile dall’utente, pertanto non serve crearla prima in Word) con al suo interno le varie attestazioni, se necessarie, rispettando il dettame del Decreto del Ministero di Giustizia del 28 dicembre 2015.

 

Per poter compilare correttamente la relata, il programma distingue tra vari tipi di documenti che si intendono allegare. Il programma tenta di assegnare il tipo giusto ad ogni documento che si allega, pertanto consigliamo di fare attenzione prima di cambiare il tipo proposto. D’altro lato non possiamo garantire che il tipo proposto sia corretto (e di conseguenza l' attestazione nella relata) e spetta all’utente l’obbligatorio controllo finale.

 

Se si sceglie un documento Word da allegare questo verrà convertito in .pdf e proposto come “da firmare”.

 

Semplificando si possono ipotizzare 4 scenari di notifiche via PEC:

•Notifica di un atto di citazione che si intende poi depositare telematicamente

In tal caso si deve selezionare il Documento Word e la procura (in formato .pdf) e creare la notifica. Per quest’ultima si dovrà scegliere come tipo Procura alle liti che viene firmata digitalmente (se non già firmata dall’avvocato). Dopo aver inviato la notifica via PEC si troveranno nella struttura gerarchica, sotto i due file scelti, le rispettive versioni firmate digitalmente. Questi due documenti (con la firma già apposta) sono da depositare. Infatti la normativa vigente richiede che il file notificato e quello depositato siano identici bit per bit (e questo non accadrebbe se si ripartisse con il documento Word in fase di deposito). Al deposito telematico si dovrà inoltre allegare la PEC di accettazione e quella di consegna. E proprio per via di questo obbligo il sistema Giustizia è in grado di controllare che il file notificato (presente nella PEC di consegna) e “l’atto principale” del deposito siano identici bit per bit.

•Notifica di un ricorso

Se questo ricorso è stato depositato telematicamente consigliamo vivamente (anche se si potrebbe procedere come per la notifica di qualsiasi altro documento estratto da Polisweb come dal punto successivo) di notificare il cosiddetto “duplicato informatico” dell’atto e della procura. Ricordiamo che questi “duplicati” si possono ricavare premendo il pulsante di proprietà (F11) sul singolo documento scaricato da Polisweb e premere il pulsante Duplicato Informatico. Nella struttura gerarchica si troverà poi il nuovo documento. Questi due documenti (atto e procura) sono da selezionare e notificare, anche se sono senza “coccardina” del Ministero di Giustizia sulla destra. A questi due documenti si aggiungerà poi il provvedimento del Giudice, questo come documento Polisweb normale (pertanto con coccardina). Anche qui si dovranno poi depositare le due PEC di accettazione e di consegna e, in futuro, ci sarà lo stesso controllo tra identicità bit per bit tra ricorso depositato e notificato.

•Notifica di un documento scaricato da Polisweb

Se si seleziona il documento Polisweb scaricato in automatico da Gestac (pertanto non l’equivalente file ricevuto via PEC dalla Cancelleria), allora Gestac inserisce le asseverazioni corrette. Consigliamo questa strada e non l' estrazione del “duplicato informatico” dal documento Polisweb e la notifica del medesimo. Questo perché per il destinatario della PEC è più facile, senza ricorrere a mezzi informatici, vedere da chi è stato firmato il documento e, spesso, sono gli stessi Uffici Giudiziari che esigono questo tipo di documento (ad esempio, in caso di notifica di sentenza e successiva firma necessaria (ad oggi cartacea) da parte della Corte di Appello sul documento notificato).

•Notifica di altri documenti

Si deve fare attenzione al fatto che è possibile, in base alla normativa vigente, autenticare il documento che si intende notificare (tutti gli atti processuali di parte, nonché i provvedimenti del giudice cartacei e detenuti in originale o in copia conforme).

 

Ricordiamo che è obbligatorio notificare atti dell’avvocato come documenti nativi digitali. A titolo di esempio, si deve notificare un precetto come file .pdf nativo, non come file acquisito tramite scanner. Per questo si consiglia di partire, come descritto al primo punto suddetto, dal documento Word ed includere questo nella notifica; Gestac lo trasformerà automaticamente in un file .pdf e verrà firmato digitalmente.

 

Premendo il pulsante Nuova notifica viene visualizzata una finestra, che contiene varie schede (vedi Dati generali, Clienti, Destinatari, Documenti, Corpo del messaggio), che permettono di specificare i dati necessari all'invio dei messaggi PEC.  Dopo aver compilato attentamente le schede suddette, si procede con la generazione della relata (vedi Generazione della relata) e l'invio delle PEC (vedi Generazione della PEC).

Normalmente vengono salvati i messaggi PEC inviati (con l’eccezione di eventuali file firmati in fase di notifica, come sopra descritti nei primi due punti). Sarà poi a cura dell’operatore verificare le due PEC di ritorno (e qui specialmente il fatto che quella di consegna abbia avuto esito positivo) e salvare queste due PEC nella struttura gerarchica sotto la PEC di notifica inviata.

Si precisa che è possibile salvare una notifica nella struttura gerarchica, premendo il relativo pulsante. Ciò può essere utile se la notifica viene preparata da un operatore e poi la firma e l'invio della PEC vengono effettuati da un altro. Una volta inviata la notifica, essa, se era stata salvata, viene comunque cancellata dalla struttura gerarchica.

 

Per ultimo cinque avvertenze:

-Questa funzione è attiva solo se nelle opzioni generali di Gestac è attivata la procedura per Polisweb e PCT (vedi Gestione e proposte).

-Quando si preme il pulsante Nuova notifica ed è già presente la finestra di una notifica, si viene avvisati e si può decidere se tornare su di essa o creare una nuova notifica.

-Per eseguire i controlli delle PEC dei destinatari e firmare la relata (ed eventuali allegati che sono da firmare) serve la firma digitale dell’avvocato dello studio che sta effettuando la notifica (vedi Dati generali)

-Per controllare le notifiche eseguite si può richiamare la ricerca Notifiche via PEC.

-Se la relata viene eseguita per più destinatari, viene creata e salvata poi nella struttura gerarchica una PEC per ogni destinatario. Questo per facilitare l’eventuale futura prova della avvenuta consegna.